Em plena era da modernidade e da transformação digital, o perfil do advogado ganha diversas novas características e agrega uma série de novas responsabilidades e atividades.
Hoje, é importante para ele ter seu tempo cada vez mais otimizado, afinal, cada minuto é valioso, manter uma rotina devidamente organizada e, uma das coisas mais importantes, poder se manter sempre disponível para atender solicitações de clientes e estar sempre a par de tudo o que acontece com os processos.
Para todas essas tarefas a tecnologia é a maior aliada e, por essa razão, um dos principais objetivos e desafios de escritórios de advocacia é a constante busca pela modernização de processos e a otimização de atividades, visando agilidade e eficiência, além de uma melhor experiência, não só para o advogado, mas também para seus clientes, que cobram essa transformação.
Tem se tornado cada vez mais difícil encontrar escritórios que ainda baseiam sua atuação em processos e arquivos físicos, documentos, pastas, papéis etc. A medida que eles diminuem, a demanda por tecnologia aumenta, os celulares e dispositivos móveis se fazem cada vez mais presentes e necessários, e todas as rotinas e processos administrativos do escritório passam a estar centralizados em soluções tecnológicas.
Hoje, a tecnologia é um fator estratégico para o escritório de advocacia que almeja se tornar mais ágil e se manter competitivo em seu mercado de atuação. Além das tradicionais redes de computadores, fator essencial e básico para qualquer empresa, ainda existem outros recursos que podem fazer toda a diferença.
Separamos algumas ferramentas e tecnologias que podem impulsionar a produtividade dos advogados e melhorar a rentabilidade de escritórios de advocacia.
Vejamos:
Software Jurídico
Ele já é uma realidade em grande parte dos escritórios de advocacia e atua em seu gerenciamento como um negócio, assim como qualquer outro, mas claro, com suas particularidades. Além de regular a rotina jurídica, como cadastro de advogados, clientes, e as informações diárias dos processos, um software jurídico também realiza a gestão administrativa, possibilitando um maior controle de despesas, controlar fluxos de caixa, faturamento de clientes e inúmeras outras ações.
Backup de dados
As informações, dados e arquivos do escritório de advocacia podem ficar armazenados em servidores do próprio escritório ou mesmo em ambiente de terceiros, porém em ambos os casos é crucial possuir uma solução de backup, que garante a cópia dos dados e informações diariamente, além da sua redundância, para que em casos de imprevistos, desastres, acidentes ou falhas nos servidores, seja possível recuperá-los sem maiores transtornos.
Mobilidade
Celulares e tablets já são ferramentas de rotina (pessoal e profissional) para a maioria das pessoas e isso não seria diferente para os advogados, que precisam estar disponíveis mesmo exercendo atividades que exigem que ele se ausente do escritório. Ele possibilita ao advogado acessar informações de clientes, processos, e para quem passa boa parte do seu dia se locomovendo entre fóruns, tribunais, clientes e outros compromissos, isso faz toda a diferença.
E-mail gerenciado
Investir em uma solução de e-mail gerenciado é uma ótima alternativa para os escritórios que desejam contar com um formato de comunicação mais profissional. Ele, além de armazenar as mensagens e arquivos em locais mais seguros, também possibilita o acesso a partir de qualquer localidade, basta um dispositivo com acesso à internet. O e-mail gerenciado ainda permite que caixas cadastradas em tablets e smartphones sejam sincronizadas, o que facilita a vida dos advogados do escritório.
Soluções e serviços especializados de TI
Toda e qualquer tecnologia demanda um suporte, manutenção, planejamento e outros serviços de quem realmente entende do assunto e possui um know how de anos atuando no mercado, afinal, a grande maioria delas foge completamente dos conhecimentos do advogado, o que é natural. E, caso mal geridos, essas tecnologias podem se tornar grandes dores de cabeça. Para garantir a continuidade e o funcionamento de todas elas e potencializar o ROI realizado, é essencial para o escritório dispor de uma equipe capacitada da consultoria ao suporte, seja ela interna, ou oriunda de um fornecedor, para garantir esse respaldo.
O aumento no uso de novas tecnologias também faz crescer a necessidade de um suporte de TI especializado, como ocorre com qualquer empresa que baseia seus processos em soluções tecnológicas e muitas vezes o escritório de advocacia não enxerga a necessidade de estruturar um ambiente adequado de TI, o que gera uma busca por alternativas amadoras e que impactam diretamente no crescimento do negócio e ainda pode chegar a colocá-lo em risco.
Como qualquer empresa baseada em soluções tecnológicas, um escritório de advocacia necessita de recursos e profissionais que sejam devidamente especializados. Conte com a ICMP Consultoria em TI para assumir o gerenciamento da sua TI, com projetos inovadores e outsourcing de TI.
